Uno de los libros que he leído durante este 2008 ha sido Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity de David Allen.
En él su autor propone el siguiente método de productividad personal:
- cada vez que te venga un pensamiento deséchalo si no merece la pena o en caso contrario apúntalo para quitártelo de la cabeza (fase de recogida)
- cada cierto tiempo procesa la lista de pensamientos. Para cada pensamiento si es algo “accionable” y te lleva menos de 2 minutos házlo en ese momento. Si te lleva más de 2 minutos muévelo a la lista de cosas por hacer. Si no es algo “accionable”, por ejemplo si es información o es algo a hacer en el futuro o que depende de otra persona muévelo a la lista correspondiente (tareas delegadas, tareas para el día x, tareas para hacer algún día, etc) o archívalo si es información de referencia. (fase de procesamiento)
- cuando te pongas a trabajar simplemente recorre la lista de cosas a hacer y a trabajar (fase de acción)
Periódicamente hay que revisar las listas de acciones a futuro, delegadas, etc para ver si ha cambiado su estado (fase de revisión).
Algo esencial en todo este proceso es que las tareas que se apunten en la lista de cosas a hacer sean tareas accionables. Me explico: poner “preparar el próximo examen de lengua” no es accionable. No hay una acción física inmediata que sea “preparar algo”. Sin embargo “Repasar los títulos de los apartados del tema X de lengua y ver si me acuerdo de qué trata cada uno, rehacer los ejercicios 4, 5 y 6 de análisis sintáctico y repasar mentalmente 3 veces el esquema general” sí son tareas accionables. Este pequeño detalle es uno de los puntos que más beneficio me ha reportado.
Esto es una introducción muy simplificada y he omitido bastantes cosas. Para entender el método al completo y sus razones recomiendo leer el libro.
En los círculos de mejora personal este método tiene muchísima aceptación y se puede encontrar infinidad de información sobre este método (referido normalmente por sus siglas: GTD). A mi me ha ayudado muchísimo por las siguientes razones:
- cabeza mucho más relajada al liberarla de la carga de tener que hacer de agenda personal y también al dejar de tener pensamientos específicos dando cien mil vueltas y consumiendo energía
- mayor control: dado que lo puedo apuntar todo estoy seguro de que no se me olvida nada. Si ya lo he pensado anteriormente ya está en alguna lista
- más tranquilidad: derivado de las razones anteriores