Sin contar los emails automáticos generados por mis webs envío y recibo entre 14 y 21 emails al día dirigidos personalmente a mí. En el pasado mi bandeja de entrada podía alcanzar fácilmente los 200 emails. Cuantos más se acumulaban más pereza me daba ponerme a responder y cuando finalmente lo tenía que hacer me podía tirar un día entero respondiendo, acababa agotado y la mitad de los emails empezaban con un “lo siento mucho por tardar tanto, he estado muy liado” que ahora me suena más a “lo siento, soy un desastre con el email, he pensado en responder tu mensaje cada vez que he leído el asunto en los últimos 30 días, me ha martirizado pero soy masoca y no he sido capaz de decidirme a responder hasta ahora”.
Mi bandeja de entrada estos días.
Pero llevo varios meses en los que abrir el programa de correo es algo placentero y no un cóctel de culpabilidad, caos y estrés. El sistema que uso, construído a base de múltiples ideas que he ido leyendo por ahí funciona más o menos así:
- Determino el tipo de email: LT, o No LT.
- Los emails LT son conversaciones con esos amigos que puedes contar con los dedos de una mano, son hilos que no acaban y cuyas respuestas puedo tardar en escribirlas semanas así que, para que no estorben en la bandeja de entrada, cuando llegan los LT los leo, los marco como no leídos, los pongo el tag “LT” y los archivo.
- Para los emails no LT primero determino si realmente tengo que leerlos, luego determino si tengo que leerlos enteros, después determino si son tareas y por último determino si tengo que responder.
- Si un determinado email tiene todo el aspecto de no ser el tipo de email que me gustaría leer hoy si fuese mi último día en la tierra, por ejemplo emails en cadena, lo borro directamente. Si alguien insiste en enviarme este tipo de emails le suelo mandar un email al autor para decirle que no, gracias, y a la vez creo un filtro para borrar todos sus emails futuros (nadie cuyos emails me importe recibir me manda este tipo de emails).
- Si definitivamente tengo que leerlo primero lo leo rápidamente por encima para determinar lo crítico que es y si requiere respuesta. Si parece El Quijote versión extendida generalmente leo la primera línea y la última para determinar la intención del remitente y o bien borrarlo o bien decirle que es muy largo, que tengo muy poca memoria de corto alcance y que me mande una versión resumida en 2 líneas.
- Si el email ha llegado hasta aquí ya sé de qué va el email. Si hay alguna pregunta explícita o si es necesario aclarar algo mando escribo respuesta y si no se cumple ninguna de las condiciones anteriores le doy mentalmente las gracias a la persona por su respuesta y archivo la conversación solo si creo que me puede salvar en el futuro o si no lo borro.
- Si el email es una tarea apunto la tarea en mi lista de tareas y archivo el email. Cuando complete la tarea, si es necesario, buscaré el email para informar a la otra persona.
- Si tengo que responder intento escribir la respuesta con el menor número de palabras y envío y archivo la conversación.
Algunas notas más sobre el sistema no relacionadas con el proceso descrito arriba:
- Los pasos 3 a 7 los hago seguidos para cada email. La mitad del éxito de este sistema depende de la extensión “Send&Archive” que comento abajo, la otra mitad es procesar cada email individual (lo que significa que desaparece de la bandeja de entrada) la primera vez que lo veo.
- Una vez al mes saco de gmail todo el correo de más de 3 meses de antigüedad de forma que se minimicen los riesgos en caso de perder la cuenta por la razón que sea.
- Cada vez que escribo “adjunto” dejo de escribir y adjunto el archivo antes de seguir con el email.
- El abrir el email puede convertirse tan adictivo como una máquina tragaperras así que trato de mirar el correo lo mínimo. En mi caso me gusta pensar que no suelo mirarlo más de 3 veces al día pero es una batalla y la media realmente es más elevada. Mi meta es llegar a mirarlo solo 1 vez al día.
Extensiones de Gmail que uso:
- Offline: te permite ver el correo cuando no tienes conexión
- Fixed Width Font: me gusta más leer los emails con fuentes de ancho fijo
- Forgotten Attachment Detector: me ha servido una vez en 3 meses, el truco que comento arriba me funciona bastante bien
- Authentication Icon for Verified Senders: útil solamente si usas Paypal y eBay
- Send&Archive: vital, una vez envías un email te archiva la conversación
- Search Autocomplete
- Hide Read Labels: útil para ocultar información innecesaria de la pantalla
- Minimalist gmail: solo lo uso para quitar los consejos y la barra de botones de abajo.
¿Qué sistema usáis vosotros?
yo soy de los que van dejando los correos ahí durante días y días…
mi hermano me envía a diario powerpoints, así que ya hice un filtro que si me manda algún adjunto, se va a la carpeta correspondiente (no es la primera vez que me escribe algo interesante y lo leo un mes despues, o dos)
tengo ahora mismo un email sin abrir desde el 2 de octubre, y está ya en la 3ra página (151), porque últimamente no archivo nada… se que debería, pero como apenas recibo mails, sólo los que me envían automáticamente desde las unis, que ya estoy buscando cómo desactivarlo….
por lo demás, una vez cada 3 meses o así, hago limpieza, y bajo de 300 0 400 a 100 o así porque me canso y no termino de limpiar :p
un saludo!
Me pregunto como has puesto el logo SLNC en gmail…
PD: con que programa “descargas” o haces la “backup” de emails trimestral?
Jacobo: si apenas recibes emails ¿por qué no archivarlos? Limpiar es fácil cuando hay muy pocas cosas que limpiar pero como dices, cuando hay mucho que limpiar es interminable.
kr0n: uso google apps (los emails que me llegan a mi cuenta @slnc.me no se reenvían a ningún sitio, los leo directamente en Gmail para Google Apps).
Para la backup uso Thunderbird ya que guarda el correo en archivos mboxes que se puede mover de lugar fácilmente. Tengo un ThunderbirdPortable que guardo paralelo a esos archivos ya configurado de forma que si necesito acceder a algún email del pasado simplemente lo abro y puedo buscar. Una cosa que no he comentado en la entrada, una vez descargados los emails a Thunderbird normalmente elimino el 20% de los emails que ocupan el 80% del espacio (lo haría desde Gmail pero no sé cómo ordenar por tamaño de email).
Y te interesa pagar la cuota de Google Apps solo para ti? (creo que estaba orientado a empresas)
Está orientado a empresas pero hasta 50 cuentas de email es gratis.
Jo… yo no uso ningún addon para el correo. El de gmail solo lo utilizo cuando quiero revisar algún correo y no estoy en mi pc. Habitualmente utilizo thunderbird y hago backup un par de veces a la semana con el “Mozbackup” que es muy rápido y útil (lo recomiendo) Mi correo ocupa 1.5 gb y no consigo reducirle el tamaño por más que remiro cosas r_r
Yo debo ser una obsesa del email porque lo miraré unas 30 veces al día T_T (también recibo muchos emails a diario, claro) Intento limpiar la bandeja una vez por semana porque sino también me da pereza responder cuando se me acumulan más de los habituales.
y yo que a veces pasan días sin recibir ni un email… no me voy a quejar, viendo tu cuenta creo que yo tengo una bendición XD
Yo prefiero algo más humano, y siempre que necesito decir algo llamo por teléfono o me presento en persona. Mis amigos ya me conocen y terminan haciendo lo mismo. El email es practico pero a mi me parece muy frío.
Yo tengo una cuenta en hotmail que le doy a todo el mundo. Esa no me molesto en limpiarla porque suele ser a la que me llega publicidad, emails en cadena, power points que casi nunca me interesan, emails de reuniones que pierden vigencia en cuanto pasan… Suelo leer los emails pero no hago nada con ellos. Los pocos que se salvan los archivo en hotmail en alguna carpeta, y advierto al remitente de que me escriba a gmail en el futuro.
Luego tengo esa cuenta en gmail que le doy a los escogidos, esos que se cuentan con los dedos de las manos (yo uso las dos :P). Ahí suelo archivarlo casi todo, pero no tengo prisa, tampoco recibo tantos emails (1 ó 2 al día a lo sumo) y no se me acumulan. Para que os hagáis una idea, aún puedo ver en mi bandeja de entrada emails de agosto de 2008.
De todos modos, tardo en responder porque gran parte de mi trabajo (ese por el que me pagan) consiste en escribir y archivar emails (los míos y los de mi jefe), por lo que reconozco que me cuesta un esfuerzo extra ponerme con el tema. Además ahora he de hacerlo durante mi jornada laboral (o quedarme un poco después si no he tenido tiempo) porque no tengo internet en casa. Sí, aunque no os lo creáis, sobrevivo. Incluso he estado un mes sin ordenador ni televisión, ¡y viviendo sola! Haced la prueba, no imagináis cuánto tiempo se gana.
Juan ya conoce mi calvario laboral para archivar emails, mi jefe debe recibir/responder entre 30 ó 40 emails al día, y yo he de archivarlo por temas, por lo que hago un proceso parecido al que Juan describe, pero sin tanta tecnología de por medio, me guío por las marcas de seguimiento y de categorías del outlook, una es así de prehistórica…
Ánimo a todos con la limpieza, siempre viene bien.
Besos,
María